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“精兵强将”筑梦政府采购事业

2019-09-16    来源:湖南中技项目管理有限公司


一晃五年,政府采购代理机构资格认定行政审批的取消确实给整个市场带来了新的发展动能,代理机构数量的井喷式增长“如期而至”,“鲶鱼入池”也有效激发了市场竞争活力,政府采购代理行业迎来了又一波发展高潮。但与此同时,一些市场乱象也悄然而至,如“一人公司”“皮包公司”“夫妻店”频现,行业的专业水准被“稀释”,恶性竞争加剧等等。此时,树立正向的职业信仰,传播行业正能量,确立“褒扬诚信、惩戒失信”的导向势在必行。为此,我报特选取了一些执业较为规范的代理机构进行报道,以期引导政府采购代理市场健康发展。

“精兵强将”筑梦政府采购事业

——中国机械进出口(集团)有限公司招标采购事业部的“十二时辰”

 

2014年取消代理机构资格认定行政审批后,几乎“零门槛”的备案机制使政府采购社会代理机构数量呈现爆发式增长态势,这其中难免鱼龙混杂,乱象频出。但经过多年来市场的大浪淘沙,一些已被汹涌的波涛吞没,一些却乘风破浪,坚定地行驶在健康发展的政府采购代理市场航程上。

在北京市的阜成门附近,有一支“老牌”政府采购代理团队,自2004年团队建成以来,获奖无数,在采购人中留下了一片“好口碑”。面对近年来政府采购代理机构数量爆发式增长,市场“僧多粥少”的局面,他们逆势突围,向阳而生,经营规模非但没有下降,还逐年大幅增长,30多人的团队撑起了每年近百亿元的采购额,拿下了中央单位采购代理市场相当可观的份额。并且,只要查询近年来财政部门公布的政府采购代理机构监督检查公告就能发现,该团队是少数几家执业较为规范,未受处理处罚的代理机构。这一切成绩的背后,是该团队对标准化、规范化、专业化职业理念的坚守。

以标准化奠定扎实根基

早上八点,记者开始了在中国机械进出口(集团)有限公司招标采购事业部(以下简称“采购部”)一天的蹲点采访,希望搞清这样一个政府采购社会代理行业头部团队是怎样炼成的。跟着一手提着笔记本电脑,一手拿着“工具箱”的采购部项目经办人小张,记者来到公司的第一开标室。他打开门,拨电闸、启动投影仪、打开幕布、打印机、电脑开机、从“工具箱”拿出剪刀和纸张,从公文夹取出投标保证金发票和收据……

八点半。记者看到,投标人陆续签到,小张和助手小蔡开始检查投标文件的密封、标记。

九点。投标止,开标起。公证处人员检查投标文件的密封和标记。该项目投标人在三家以上,公证处人员依照投标顺序开启投标一览表。小蔡宣读投标人名称、投标价格、折扣声明,并出示投标保函。小张将唱标内容录入电脑中“开标一览表”上并通过投影仪显示在幕布上。

十点。唱标结束。投标人就有关开标问题开始提问。

十点十分。小蔡与投标人核对开标一览表并签字。

十点半。公证员宣读公证词。小张宣布开标结束后整理好相关材料离开第一开标室将相关文件存档。

整个开标程序有条不紊。

“每个项目都按照这样的流程进行吗?”“是的。我们公司有一个政府采购招标代理的质量体系,该质量体系通过了ISO9001质量管理体系认证。”小张告诉记者,该体系将政府采购业务“规范率”“执行率”和“满意率”细化落实到部门年度质量目标之中,要求各项目组严格执行质量管理体系文件。除了记者上述看到的开标过程,招标、招标文件编制、评标记编写评标报告等所有政府采购流程均被纳入该质量体系。

“除了ISO9001,我们还有ISO14001。”小张说的ISO14001,是一个环境管理体系,该公司通过每年更新环境法规库和展开合规性评价,供内部员工查阅公司有关环境政策、方针和业绩内容;通过合同评审,进行环境风险控制;通过环境管理体系的日常检查、内外部审核、管理评审及季度与年度考核机制,加强监督,对存在的不足通过履行纠正和预防措施不断加以完善,以持续改进环境绩效。另外,采购部团队每年还邀请SGS第三方认证机构(SGS是国际公认的检验、鉴定、测试和认证机构)对上述两大标准体系进行外审,并给出完善方案。

“两大管理体系是团队成长发展的‘根基’。”在采购部总经理姜文那里,记者看到了这两份管理体系的文本,她告诉记者,通过ISO9001质量管理体系,采购部不断加强内部制度及标准化建设、提升业务素质,项目业务员游刃有余地以标准化的流程为采购人服务。“如果说ISO9001质量体系是代理机构对采购人的一份‘承诺’,那么作为政府采购的执行方,我们还需要对政府、社会和众多相关方负责。”姜文表示,通过ISO14001环境管理体系,团队成员的环保意识不断加强,在发展业务的同时会顾及任何操作是否会对环境造成一定的影响。

以规范化守牢职业底线

“打铁必须自身硬”,质量、环境体系为采购部团队的招标采购工作奠定了良好的基石。但是在标准化之外,秉持“合法与合规”的双核心宗旨,看清法律法规的“红线”,守牢职业底线更是一个团队行稳致远的“诀窍”。

十一点。记者走进采购部项目经理老邵的办公室。办公桌上整齐摆放着《中华人民共和国政府采购法》《中国政府采购报》等书籍和专业报纸。《中华人民共和国政府采购法实施条例》翻扣在32页。据其他同事介绍,老邵一有空就阅读政府采购的法律书籍,每周必看财政部网站关于政府采购的咨询与反馈栏目,以及《中国政府采购报》的政策报道与案例看台。现在很多采购人都称他为政府采购行走的“活字典”“政策通”。

能成为“活字典”可不是一蹴而就的事儿。老邵认为这与公司的培养大有关系。他介绍,分管采购部的副总史红雨同时兼公司的总法律顾问,所以对团队工作是否合法合规尤其重视,牢牢拉紧了团队成员规范化的“警戒线”。她经常告诫大家,政府采购代理机构工作合法是基础,法律红线不能碰;合规是从业操守,违反职业道德的底线不能越。要想在招标代理的市场走得长远,就要每一步走得踏实,不为蝇头小利所诱,不为人情世故所困。而要做到合法合规,看清法律法规的“红线”是最基本的要求,因此,团队每一位成员的“职业生涯”都是从知法、懂法、用法三阶段的法律培训起步的。知法阶段,团队经常会聘请政府采购业内专家或公司内部的律师为采购人培训讲课,同时要求所有团队成员必须参加。尤其是新晋员工,入职两个月内必须熟读法律法规后进行考核。知法阶段之后是懂法阶段,就是学习、领会相关法律的内容和实质,融汇贯通,学以致用。这个阶段,团队采用“传帮带”形式锻炼新人,比如某项目开评标,项目经办人会带着新成员一起准备开评标的工作、之后会“放手”让新员工独立完成,再由其审核指出问题。经过一段时间的锻炼,项目经办人会带着“新兵”尝试一起编制一些比较简单项目招标文件的编制,逐步加深新员工对法律法规的理解。第三阶段是用法,将理论与实践相结合。比如,将部门成员做过的和正在做的项目为案例,由专家、律师做“用法”的讲解、示范,发动团队的每一位成员充分讨论其中“用法”的利弊得失,通过上述演绎分析大家亲身经历的事情,使团队的每一位成员对法识得清、记得牢,运用起来也更加得心应手、有的放矢。

十一点半。到了饭点时间,记者决定跟着老邵一起到楼下餐厅一边用餐,一边“打听”一些关于政府采购招投标的“内幕”。

“达不成采购人的心愿可能‘丢单’,全部满足采购人的要求又可能会违法违规,面临处理或处罚。在专业化与市场化之间,代理机构更在意的是‘不丢单’吧?”记者话音未落,老邵急了,满脸通红说道:“怎么可能!本身就是要合理合法地实现采购人的购买意向的同时为其争取到更优惠的价格、更好的购买条件。代理机构与采购人的意图是并行不悖的。在某些时候,由于采购人对政府采购的有关法律法规不了解而产生某种误解,这需要代理机构依据政府采购的法规向采购人去解释和说明,特别要告知采购人不要逾越法律规定范围,通过解释和说明,绝大多数采购人都会将自身行为限定在法律范围之内,若规劝后采购人仍以身试法,代理机构应坚决停止后续的操作。”老邵说,三年前,他们曾接过外地某医院的一个采购项目,当地的主管领导曾提出过超越法律范围的要求,项目经理耐心、反复地进行了解释和说明,但是采购人仍一意孤行,最后他们明确出函放弃了这个项目采购代理权。

为了“代理费”做违法的事儿?老邵严肃地表示,这真的不存在。

“听说不少评审专家挺难‘对付’的,遇上‘专家不专’‘强行增加评标费’‘无理取闹’的情况怎么能依法依归地解决问题?”“中国人比较重‘关系’、讲‘人情’,如果有个别投标人找关系、软磨硬泡想提前获取采购代理机构编制的‘标底’信息或者中标价意见表怎么办?”

面对记者“狂轰乱炸”般的提问,老邵一边苦笑一边摇头。

“有的要在评标现场抖空竹放松身体”“还有带着蝈蝈儿来的”“有的把我们项目经办人叫到卫生间谈‘加钱’。”面对这些“奇葩”专家,老邵表示只能“见招拆招”。对于履教不听者依有关规定劝其退场,严重违规者代理机构将其行为反映给有关主管机构做进一步处理。至于与投标供应商的关系,老邵告诉记者,鉴于公司严格的管理措施和领导对规范化的重视,以及现在完善的法规体系、信息公示制度和各种监督手段,至今没有出现过提前泄露标底、中标意见、专家名单等问题。

午餐后,老邵下午要去组织一场评标工作。记者参观了一圈之后来到采购部第一部门负责人办公室。

以专业化精炼服务品质

“采购代理作为一个服务行业,服务的专业化是打开工作的一扇大门,同时也是采购人对代理机构认可程度的一个重要的评价指标。如何让采购人觉得‘称心如意’‘物有所值’?就是要把实现成本效益作为所有采购项目的重要目标,充分利用资金,实现效益最大化。因此我们在合法合理的条件下尽量满足采购需求又达到预算约束,在编制采购文件时会进行合理地分包、控制项目周期、确定后期维护等。”十五点。刚刚处理完某项目的质疑答复回到办公室的采购部部门负责人李姐端起桌上的一杯水,一饮而尽,随即就谈起了记者关心的代理机构“专业化之道”。

李姐是采购部的“元老”,从事政府采购招标代理工作已有12个年头。目前,她所在的部门主要从事货物、服务类政府采购项目,项目涉及国务院下属的各部和各委员会单位20多个,其中“医疗器械类采购项目”更是行业翘楚。她介绍,为了帮采购人采购到性能价格比高的产品或服务,他们总结了“四招”。

“第一招”是注重为采购人提供有价值的参考资料。团队在日常业务中常年注重积累每个项目的结果,对每一种产品都有详细的信息统计,如设备品牌、型号、金额等,这样在承接项目后,能为采购人提供同类产品的成交信息。

“第二招”是注重为采购人提供合适的咨询专家。由于采购人大都不是所购产品的专家,因此除了希望了解之前的同类产品采购信息外,也希望在该领域有实际采购、使用、管理经验的专家提供咨询意见。为此,项目业务员在日常工作中加强对各类专家的深入了解,包括其平时工作的专业领域,擅长的具体专业、以往经历的项目经验等,同时也加强了公司专家库的建设和更新,这样可以在采购人需要时,为其提供专业和经验丰富的专家咨询,帮助采购人最终确定技术方案和采购文件。

“第三招”是派遣能胜任的项目团队。他们派遣的项目经理均是服务于某一领域5年以上的政采“老将”,了解以往多个类似项目采购过程中遇到的问题,能在制定采购计划、编写采购文件初期就尽量避免类似问题,协助制定应急预案。

“第四招”是参与项目采购的全过程。对于很多项目,特别是重大项目,项目经办人不仅仅只是参与招标阶段的工作,而是从编制预算开始,就参与了采购人的立项准备、技术调研、商务调研、预算编制、采购计划、采购类型划分、各分包的整体衔接、合同条款编制、签约、履约等各阶段的工作。因此项目团队不仅了解这些项目的政府采购程序,也了解项目技术特点、时间节点、市场状况。

基于这“四招”,团队能在编写采购文件时,协助采购人按照保证供应商数量、保证质量、保证进度、鼓励竞争、具有可操作性等原则进行合理分包。同时根据项目进度要求、付款要求、各子项目的衔接、采购人应具备的条件等,编写项目各节点的时间、交货期、交货地点及其他商务条款。由于维保是各制造商获取利润的重要手段,增大了采购人后期运营的费用。因此在制定后期维护服务水平时,他们特别注重协助采购人根据现有的维保费用水平,制定完善的通用维保条款,作为各供应商均需遵守的基础要求,并根据各包的实际情况制定鼓励加分项,以便最大程度在采购阶段获得维保优惠,减少后期的运营负担。

“无论任何采购项目,无论金额大小,我们都会统一要求交给采购人一本备案材料报告。报告中详细记录了从委托代理协议开始,到项目执行完毕的全过程,很多采购人用这个报告替代本单位的项目总结材料直接存档。”李姐非常自豪地说,这项服务已经成为业内的“爆款”产品,得到了采购人的积极反馈,这也在医疗类等项目中形成了“多米诺骨牌效应”,为他们带来了不少新的业务咨询。

在与李姐的聊天中,记者还了解到,尽管“政府采购”如今将“权”放给了采购人,但大部分时候采购人还是委托代理机构做质疑答复的工作。随着近年来政府采购供应商维权意识的不断增强,质疑投诉数量的持续上升,情况日益复杂,处理难度越来越大,处理好质疑和投诉等工作也成为代理机构一项非常重要的专业能力。在李姐看来,处理好供应商的质疑投诉,要从质疑发生前做起。为此,采购部团队本着预防为主、规范操作的原则总结了一套降低质疑概率的经验。首先,开展业务之前,业务人员必须熟悉政府采购法律法规中关于询问、质疑、投诉的各项规定,做到处理程序合法合规。其次,团队每一个人都需要定期通过财政部网站和《中国政府采购报》及时了解最新的案例、对政府采购问题的权威解答和专家观点,并充分进行内部交流,不懂的地方团队内部相互交流,还是不明白的知识点就会请教公司的法律顾问,避免同类问题发生在自己的工作中。此外,从过往的经验来看,团队收到的质疑中,绝大多数都是对评分办法的质疑。因此,项目经办人在编写评分办法时坚决以“评审因素的设定应当与投标人所提供货物服务的质量相关”为原则,确保评分因素与需求对应,避免不合理的评分。同时在编写评分因素时还要充分考虑到评委的可操作性,从评委的角度看待文字描述是否准确,是否可能产生歧义,是否容易找到评审的依据,并以此调整欠合理的部分,保证可在合理时间内完成评审工作。如果出现质疑情况,项目经理会及时与采购人沟通,以实事求是为原则,在法定时间内答复质疑人,严格按照法规程序处理。

日落西山,采访接近尾声。

十八点。各业务部项目经理再次审核各自当日的评标报告,和将要发出的新项目的招标文件,并准备明早交文印部印发。

十九点。财务人员有条不紊地退完今天最后一笔保证金,整理清楚每一笔费用清单。

二十点。记者已经备感疲惫,同团队的一些工作人员一起走出公司的大门。再回头望向写字楼时,很多办公室依然亮着灯……

“哪有什么岁月静好,只不过是有人为你负重前行。”一句时下的流行语,用来形容采购代理工作再合适不过。政府采购社会代理机构作为政府采购活动的执行主体,一头连着采购人、一头连着供应商、中间还接着评审专家,让政府采购各方当事人都满意可以说知之非难,行之不易。

这一天的采访结束了。采购部的政府采购事业仍在继续。以上是采购部的“十二时辰”,也是中国万千标准化、规范化、专业化的政府采购代理机构的“十二时辰”。

 

本文来源:中国政府采购报第893期第1版

 

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